3 trin til dit eget awesome skabelondesign i Word! 20 min.

Måske er du velsignet med adgang til flotte designs fra Templafy i din virksomhed? Men måske er der alligevel bare en masse grimme Word-layout i omløb på din mail? Det skal der gøres noget ved! For godt design hjælper med bedre overblik, bedre brugervenlighed og mere engagement via bedre visuel æstetik!

Lad mig med det samme slå det fast: Word eller lignende tekstprogrammer er generelt slet ikke egnet til at arbejde med professionelt grafisk design. Så undskyld på forhånd, hvis du tror denne blog handler om at kunne udrette mirakler med layout i Word, så du sparer penge på at anskaffe dig InDesign eller Affinity Publisher. Beklager.

Lad os få det ud af verden nu! Der er en række grunde til, at jeg generelt ikke vil anbefale grafisk design af for eksempel plakater, content-grafik og avancerede tryksager i Word:

• Det er svært at arbejde med individuelle tekstbokse (men dog teknisk muligt, hvis du vil tumle med det og hvis du er IT-masochist – det blander jeg mig ikke i!),
• Farvestyring i Word til tryk er … nej, bare glem det!, 
• Endelig er der manglen på at kunne arbejde i detaljerne med typografien, som blandt andet det at kunne justere afstande mellem enkelte tegn og andre handy features, du kan arbejde med i professionelle programmer.

Så hvad vil jeg med det her indlæg om layout i Word? 

Tja, jeg har set mange kedelige og langt fra brugervenlige referater i mit liv, og da jeg er bidt af en gal grafisk designer, så jeg har sat mig for intet mindre end denne vigtige mission:

RED REFERATET!

Åh, ja … Mødereferatet: alle møders barn. Irriterende, men nødvendig. Undfanget af en uendelig dagsorden, der aldrig stopper med at minde os om fælles aftaler og om, hvem der skal tage kage med til næste møde.

Men hånden på hjertet: du savner et visuelt set mere inspirerende layout af dine almindelige Word-dokumenter, og især af referatet. Du savner sikkert også at det var lidt nemmere at overskue referatet i en digital tidsalder, hvor du ofte ser dokumenter på din mobiltelefon eller på din tablet!

Hjælpen er nær!

Nej, nej, jeg talte ikke om dig, Clippy! Smut med dig!

Du kan nemlig relativt nemt og enkelt trylle med nogle indstillinger i arbejdet med dit Word-dokument, så du kan få ellers kedelige, almindelige dokumenter til at blive …

• mere overskuelige, 
• langt mere brugervenlige og læsevenlige
• og visuelt æstetisk pænere 

“Men jeg gider ikke sidde og nørkle med at pynte på et referat hver gang”, tænker du måske. Dét gider jeg absolut heller ikke, så derfor viser jeg dig også hvordan du kan automatisere din stil med at oprette flotte typografier og lave en skabelon, du kan bruge igen og igen!

“Men, er det ikke lige meget hvordan det ser ud?” – Nej, det er det ikke.
I studiet “The Aesthetics of Reading”, påviser Dr. Kevin Larson og Dr. Rosalind Picard, at der er en konventionel, objektiv æstetik, som folk foretrækker og nyder at se på.

Jeg har ret, og du tager fejl, kan jeg godt tillade mig at sige i denne sammenhæng, for at citere den gode Hans Rosling.

Så derfor skal vi nu sammen redde mødereferatet! Lad os starte ved begyndelsen.

Et mødereferat bliver født

Der lyder et “pling” fra din mail inbox, og du ved bare instinktivt at det er mødereferatet. Du åbner det, og det er præcis som det altid har været i alle de år, du har været ansat:

“ZZZZZZZZZ!” – Hey! Vågn op!

Tag en dyb indånding, pust ud igen!

Jeg starter men en præcis analyse af alt det, der er galt med det her layout:

• Overskuelighed: Der mangler bedre kontraster, for alt for mange dele flyder sammen. Bortset fra titel (rubrik) og tekst som kontrasterende helheder, så er der kun gjort noget ud af gøre enkelte dele af brødteksten fed (bold). Men der mangler kontraster i størrelser (og eventuelt farve).
• Brugervenlighed og læsevenlighed: Der er en fin brugervenlighed i at lave en liste over underoverskrifterne (mellemrubrikkerne) til dokumentet, men det er ikke til at navigere i uden at skulle scrolle op og ned på siderne. Der er med andre ord ikke interne links på siden. Og vi printer ikke referater så ofte mere (heldigvis!). Så det skal være god, navigerbar webtekst! Og det er heldigvis nemt at lave! Det kommer vi til. En anden ting: Det er ikke nemt at læse tekst, der har mere en 60-70 tegn på hver tekstlinje, så det skal der også ses på!

Visuel æstetik: Selve tekststørrelsen på 12 punkt er fin, og standardfonten (skrifttypen) Calibri er da også en klassiker, du selvfølgelig kan vælge at bruge.
Men der er mange andre standardfonte – eller helt nye fonte – du kan bruge, og som gør layoutet mere interessant og stadig læsevenligt.

Men der er grænser for valg af fonte! Tak, Clippy! (Og undskyld for det jeg sagde lige før, Clippy!)

Som du sikkert har bemærket allerede nu, så er det klart at både overskuelighed, brugervenlighed og læsevenlighed samt visuel æstetik hænger sammen. De kan ikke adskilles i moderne digital design, og sammen skal de tre dele forbedre hele brugeroplevelsen. Et moderne digitalt layout skal altid række ud over den rent visuelle del for at hjælpe brugeren.

I en strengt faglig terminologi vil det sige at …

• det grafiske design på brugergrænsefladen (User Interface / UI) 
• og dokumentets deles placering, dvs. informationsarkitektur
  (Information Architecture / IA) 
• skal hjælpe brugeren som helhed til at få en god brugeroplevelse
  (User Experience / UX).

Det er min branches faglige trosbekendelse! 

Og med den idealisme i rygsækken skal det nu handle om at få reddet dette håbløse Word-dokument!

Trin 1: Overskuelighed og æstetik

Det første, jeg retter på, er elementer i layoutet, der vedrører white space – mere præcist med ændringer i margener og i den typografiske stil. Først skal der være bredere margener, for det skaber bedre overblik og kortere linjelængde (smallere spalte):

Dette A4 format har nu fået følgende margenværdier: 2 cm i toppen, 3 cm i bunden (skal næsten altid være mest i bunden i forhold til toppen, det er en konvention) og 3,5 cm margen i hver side. 
Nu skal det handle om bedre kontraster i den typografiske æstetik:

Disse dele er forbedret i billedet af layoutet foroven:

• Understregning er et grimt, gammeldags levn fra skrivemaskinens tidsalder! Ud til højre med det! Der er så mange andre måder, man kan vise, at noget er vigtigt. Det er rettet i ordet ‘dagsorden’, men det fede (bold) skriftsnit er bibeholdt.
• Jeg ændrer nu al tekst (Normal) til at være en serif font kaldet Constantia (en såkaldt antikva skrifttype) – den er læsbar, seriøs, og den findes på mange folks computere (i hele verden). Som bonus har fonten flotte, klassiske minuskeltal (hævede og sænkede tal).
• Titel har nu en farve, så den fremstår mere frisk. Det er en seriøs “business-blå”. Samme farve har undertitlen fået. Størrelsen er stadig 28 punkt. Brug ikke altid bold i meget store overskrifter, størrelseskontrast er rigeligt! Vi kører den klassiske stil her.
• Mellemrubrikken, det vil sige det, der ofte hedder Overskrift 1 i Word, har fået størrelsen 14 punkt som kontrast til tekststørrelsens 12 punkt. Disse spring i skriftstørrelser – 10, 12, 14, 16 etc. – har sine rødder i  det gyldne snit, så det er en god ide at respektere denne konvention. Her er bold anvendt som yderligere kontrast.

Men uha, uha! Det er netop her, Word viser sig fra sin grimme side, når man ser på den automatiske typografi, vi får serveret! 

Se bare her på linjeafstanden i titlen:

Her er problemet: Linjeafstanden, som titel-typografien og alle andre typografiske forme, er født med i Word, er dels for meget i den størrelsesorden og dels er den baseret på det rene vrøvl. Der er ikke nogen linjeafstand, der hedder ‘enkelt’, ‘1,0’ eller ‘1,5’ osv. 

Lad ikke Word bestemme alt for dig. For så får du nogle uregerlige linjeafstande at slås med. Det er bedst at bruge præcise tal, også i Word.

Det ændrer jeg på nu!

Først For Titel: 28 punkt på præcis linjeafstand 32 punkt (kan være lidt mere eller lidt mindre alt efter temperament):

Det samme gør jeg nu med linjeafstand i teksten ‘Normal’, som jeg giver 16 punkt – husk præcis –  i linjeafstand.

Jeg giver den samme linjeafstand – 16 punkt – i ‘Overskrift 1’ (mellemrubrikken). Desuden sørger jeg for, at der ikke skal bruges en retur/linjeskift hver gang der skal være afstande mellem tekst og mellemrubrik, så jeg giver mellemrubrikken noget luft under og over (mest over: 12 punkt, lidt under: 6 punkt), så det er det samme hver gang, du bruger denne form. Det er nemt klaret, se bare her:

Det med at give luft under og over kan du også arbejde med på din titel og på andre niveauer af overskrifter. Eksperimenter med det 🙂 Lad ikke tilfældige slag med returtasten bestemme dit typografiske white space!

Og samtidig kommer her et pro-tip: Hvis du holder shift nede samtidig med at du trykker enter (retur) det sted, du vil dele linjen, så udløser du et linjeskift uden at du tager evt. defineret “luft under og over” med ned på næste linje. Smart!

Så fik jeg det klaret. Men der er stadig bøvl med Words automatiske indstillinger, og denne gang handler det om Words måde at vise ordenes tegn på. 

Der er ofte problemer med den måde, afstande mellem tegn vises på i Word. Det handler om det, man i fagsproget inden for typografi kalder knibning (engelsk: kerning). Prøv at se her i det her eksempel hvordan VA, Ta, Ty har alt for langt imellem sig. Desuden mangler der at blive taget højde for ligaturer (klassisk tegn, der typisk binder f og i, f og l m.fl. sammen til fi og fl).

Det kan du heldigvis rette ved at markere al din tekst, højreklikke, vælg ‘Skrifttype’ og så får du denne menu:

Nu skal du lave disse rettelser i ‘Skrifttype’ (højreklik efter markering af tekst):

• Klik på ‘knibning’, skriv 8 før ‘punkter eller større’.
• Under ‘Avanceret typografi’ går du til ‘Ligaturer’ og vælger ‘Kun standard’ i rullemenuen
• Hvis din font ikke naturligt har minuskeltal, ligesom Constantia har det, så er det her du kan gå til rullemenuen for ‘Talformater’ og vælge ‘Gammeldags’. Det er dog ikke sikkert alle fonte har minuskeltal i deres indbyggede stilsæt (glyffer).

Her kan du se det blive forbedret:

Nu gør jeg det samme med vores referat-layout. Samme indstillinger som før nævnt, på al tekst. Done!

Trin 2: Automatisering af typografier (ændre typografier i Word)

Nu kommer jeg til noget af det, der vil gøre det nemt at arbejde med din Word-skabelon: Du kan tilpasse eller oprette typografier i Word meget nemt. 

Jeg synes det er nemmest at oprette den stil, jeg vil have, først, og så erstatte de klassiske typografiske genveje.

Sådan her laver du typografiske forme i Word:

1. Når du har en typografisk stil, du er glad for, altså ligesom det, vi har arbejdet på i det foregående, så markerer du de forskellige stile, en ad gangen.
2. Når du har markeret en stil, lad os sige ‘Titel’, så går du op i menuen med typografiske formater, vælger den pågældende form ‘Titel’, højreklikker og vælger ‘Opdater titel, så det svarer til markeringen’. Du kan også gå ind i ‘Rediger’ (med højreklik) og give formen et helt nyt navn, hvis du vil.
3. Du kan ydermere vælge typografiske forme til ‘Fremhæv’, det vil sige enkelte ord inde i selve brødteksten. Det smarte ved det er at du altid kan ændre i denne form, for eksempel gøre den til kursiv (italic), og så vil den fremhævede form ændre sig i hele dit layout. Det er i øvrigt det smarte ved at arbejde med typografiske forme. Det sparer dig for en masse manuelle rettelser! 

Lad mig vise dig det her:

Samtidig tilføjer jeg lige en mellemrubrik mere, så du kan se, hvordan det virker hurtigt og enkelt, og hvordan luften under og over fungerer uden brug af flere tryk på retur/enter 🙂

Trin 3: Brugervenlighed i Word-dokumenter

Der er styr på det æstetiske nu. Vores referat er overskueligt og visuelt klassisk og rart at se på. Men det er ikke nok. Det skal også være digitalt set brugervenligt!

Det første, der skal rettes til for at opnå det, er den interne linkstruktur. Det er også her det er vigtigt, at dine mellemrubrikker har fået typografiske forme, som det blev vist før. 

Inden jeg går videre, så skal det siges, at du selvfølgelig kan gøre meget af det, jeg skal vise nu med interne links, med funktionen for indholdsfortegnelse. Det vil sige, du kan oprette en indholdsfortegnelse i Word, der opdaterer sig løbende og automatisk med de titler, du giver dine mellemrubrikker. Men … igen må jeg sige, at de skabeloner, Word laver for indholdsfortegnelser er ret amatøragtige og ikke særlig pæne set ud fra en klassisk, typografisk standard. Det må blive emnet for en anden, og temmelig nørdet blog 🙂 

Lige nu bruger jeg altså bare enkle interne links i Word – og det er jo kun et referat, vi taler om, ikke en bog!

Hyperlinks i Word for interne links: Sådan her gør du:

1. Gå til din dagsorden
2. Marker de enkelte titler under ‘Dagsorden’
3. Højreklik. Vælg ‘Hyperlink’. Vælg fanen øverst, hvor der står ‘Dette dokument’.
4. Vælg ‘Overskrifter’ i rullemenuen og vælg den pågældende mellemrubrik (på denne måde kan du også have interne hyperlinks til flere titler og endda flere niveauer af mellemrubrikker, men husk i så fald at give dem forme som ‘Overskrift 2’, ‘Overskrift 3’ osv.)

Her viser jeg hvordan det gøres i praksis:

Det samme gør du med det grimme eksterne hyperlink for neden i dokumentet her, men denne gang skal vi have det til at være en del af teksten, ligesom på en hjemmeside, så du skal også huske at vælge fanen ‘Webside eller fil’:

Men det er jo ikke så kønt med understregning på links, man ser det i hvert fald sjældent online mere. Og det kan man jo også lave en typografisk form til at undgå! 

Fjern understregning på hyperlinks i Word sådan her:

• Åben ‘Typografirude’

• Marker et hyperlink, du har i dokumentet. Jeg vælger her en almindelig type brødtekst med en URL-del, så det ikke bliver en del af formen.
• Højreklik, vælg ‘Skrifttype’.
• Fjern understregning og vælg en passende, diskret farve. 
• Gå til ‘Typografirude’ (husk at have linket markeret).
• Vælg ‘Ny typografi’ for at oprette en ny typografisk form, og kald den for eksempel ‘Link i tekst’.

Jeg viser det her:

Bemærk, at når linket er blevet anvendt skifter det farve. Ja … Word. Det vigtigste er her, at du får understregningen væk. Det kan være, du skal lave særlige typografier til hyperlinks i nummererede links eller links med bullet points. Word kan som sagt være lidt svær at wrestle med, og af samme årsag tør jeg for eksempel slet ikke åbne op for at vise eksempler på at placere billeder i dokumentet! Det kan tage lang tid, hvis det skal se pænt ud.

Nu er det et nydeligt, indbydende klassisk layout – Synes jeg 😉

Jeg retter det lige lidt til med sidehoved og sidefod samt andre æstetiske småting, du også kan justere (dobbeltklik ved sidehoved– eller sidefodområdet for at redigere), hvis du vil. Bemærk, at jeg retter i ‘Sidehoved’-typografien ved at anvende udelukkende  versaler (store bogstaver), og fordi jeg bruger versaler her, er jeg ikke interesseret i at bruge minuskeltal, men kun almindelige tal – under ‘Talformater’ vælger jeg derfor ‘Linjeopstillet’. Desuden retter jeg lidt på margener i talopsætning (og det samme kunne gøres for bullet points):

Sådan her startede det:

Sådan her endte det:

Nu mangler der kun at der bliver lavet en skabelon: Du vælger ‘Gem som skabelon’ under menuen ‘Hjem’, og du har nu en skabelon til fremtidige referater. 

All done!

De her tips og tricks til bedre design og typografi af Word-dokumenter og Word-skabeloner kan du også overføre til andre genrer: Word-rapportlayout , hvis du er elev eller studerende – eller du kan bruge teknikkerne til at lave pænere design af for eksempel programmer og dit CV samt ansøgninger. Men lad det blive ved det. Skal det være vildere design, så anbefaler jeg du ser på at blive god til design med mere avancerede programmer. Eller bruger skabeloner i apps som Canva eller Over.

Mulighederne er mange, hvis du kaster dig over de her mere avancerede indstillinger i Word – og hvis du vil wrestle lidt med det. For Word kan stadig drille, på trods af at man har lavet sine indstillinger korrekt. Men hvis du har lavet grundige typografiske forme, indstillet gode margener og husker at lave brugervenlige eksterne og interne links i dit layout, ja, så har du lavet grundlæggende gode, forbedrede skabeloner, der kan imponere og som er mere brugervenlige og pæne  – og som du selv kan holde ud at se på, ikke mindst 😉