8 gode gratis værktøjer til projektstyring og organisering i 2019 9 min.

Dette blogindlæg er senest opdateret d. 04-12-2019 med nye værktøjer til projektstyring.

Der findes utallige forskellige online værktøjer til projektstyring, organisering og samarbejde i teams. Derfor har vi her samlet 7 af de gratis værktøjer vi har bedst erfaring med, og som kan hjælpe dig på vej, selv hvis budgettet er begrænset. Fælles for alle værktøjerne er at de alle har en god gratis version, og de fleste vil kunne bruge det uden at skulle opgradere til pro versionen. Bedre projektstyring vil også resultere i bedre services.

MeisterTask

MeisterTask er et godt værktøj til dig der har brug for et overordnet projektstyringsværktøj med mange funktioner.

I gratis versionen kan du oprette lige så mange projekter og tilknytte ligeså mange brugere, som du overhovedet har lyst til. Det er et kæmpe plus i forhold til mange andre lignende services, der som regel sætter en begrænsning på antallet af projekter og brugere før man skal opgradere til pro udgaven.

Som nævnt har MeisterTask mange funktioner, F.eks.:

• Tidsstyring
• Tracking af problemer/udfordringer
• Samarbejde med både interne og eksterne interessenter
• Fildeling uden pladsbegrænsning

Man arbejder med på boards i sine projekter, lidt ligesom Trello, hvilket også betyder at MeisterTask er et af de værktøjer til projektstyring, der egner sig godt til både Kanban og Scrum projekter.

En anden bonus er at hvis du bruger MindMeister, som er et mindmapping værktøj, kan du importere dine mindmaps ind i MindMeister, og hver idé bliver automatisk omdannet til en opgave/task.

Du kan bruge det på Windows, Mac, iOS, Android enheder samt webplatformen.

Asana

Asana er et af de bedste værktøjer til projektstyring når det kommer til at håndtere dine teams workflows og samarbejde, og er også et af de mest brugte med over 1,4 mio. brugere.

Det er et ret intuitivt værktøj, der er godt designet, hvilket kunne skyldes at medstifter af Facebook Dustin Moskovitz har designet det.

Det kan dog være lidt svært at overskue hvis man går til det uden den store forhåndsviden, men heldigvis er der en masse gode supportvideoer til at få dig i gang.

Asanas store force er opgavestyringen og koblingen til hvordan man kan arbejde sammen om dem i teams, samt kommunikationen omkring dem. Du har mange muligheder for at sætte forskellige parametre op for opgaverne, og tags gør det nemt at søge både i egne og andre teamets opgaver.

Asana er gratis for op til 15 brugere, hvorefter du skal opgradere til pro versionen.

TimeOps

TimeOps er et nyt simpelt og gratis timeregistreringssystem. Hele idéen med systemet er, at det skal være så nemt, at registrere sin tid, at man rent faktisk får det gjort. Når man arbejder med forskellige projekter, skal det være så nemt som overhovedet muligt, at få et overblik over den tid man har brugt, om det er på projekt-, kunde- eller medarbejderniveau. Det er noget der burde være nemt, men mange projektstyringsværktøjer, har ikke ramt tidsregistreringsdelen særligt godt. Derfor er det fedt med noget der rent faktisk gør det helt simpelt og intuitivt.

En anden god funktion ved TimeOps er, at det gør det nemmere at fakturere sine kunder, eller blot at kunne dokumentere medgået tid. En ret nyttig ting i projektstyringsarbejdet.

Det gode ved TimeOps er også, at selv hvis du er ude af kontoret, f.eks. på kundebesøg, kan du bruge deres mobil app, der findes til både Android og iOS. Så får man hurtigt registreret sine timer, når man er ude i marken.

TimeOps er stadig i beta, men til gengæld er det gratis og på dansk. Og det lyder fra teamet bag, at der altid vil komme til være en gratisversion. Fedt for os der arbejder med projektstyring, og elsker gratis værktøjer.

Trello

Mange kender nok allerede Trello. Det vanvittig populært og der er flere grunde til det er et af de bedste værktøjer til projektstyring. Først og fremmest er det helt vildt simpelt at gå til. Trello er bygget op omkring boards, kort og lister, og alt afhængigt af hvilken metode man arbejder ud fra, kan man opbygge ethvert projekt til at passe til det. Man kan for eksempel lave tre lister:

1. Skal laves
2. I gang
3. Færdig

Opret herefter dine kort til hver opgave, angiv deadline for hver enkelt og tildel medlemmerne af dit team de relevante opgaver, og så er du i gang. Selvfølgelig er der flere aspekter og muligheder, men i det store hele er det så nemt at få startet op.

Har man mange projekter i gang på samme tid, giver det også god mening at oprette et overordnet board hvor du har overblikket over dem alle sammen.

Trello er god til at gøre uoverskuelige projekter overskuelige. Helt simpelt et af de bedste værktøjer til projektstyring, og er tilgængelig på alle enheder.

Evernote

Evernote er et gratis noteværktøj der gør det nemt skabe overblik, tage noter og lave lister i forbindelse med projekter, møder o.l. Du kan nemt dele noter, og derved arbejde med dem i teams. Evernote er god når man er på idéplanet, og har apps til de fleste platforme og enheder, så man nemt kan bruge det ligegyldigt hvor man befinder sig. Specielt et godt værktøj når man er på farten, og generelt har svært ved at holde sine noter organiseret.

En god ekstra feature er Evernotes Web Clipper der er en tilføjelse til din browser, som automatisk kan gemme hjemmesider, tekst og billeder til Evernote. Det kan være særdeles brugbart når man er i en researchfase.

Todoist

Todoist er et opgavestyrings- og todo-liste-værktøj. Det fungerer allerbedst til at skabe overblik og planlægning af forskellige opgaver, og hvor Trello er supergodt til at styre det overordnede projekt og opgaver, er Todoist et godt supplement til alle aspekter der måtte ligge under de enkelte opgaver. Det er simpelt, nemt at bruge og er en god hjælper til at højne produktiviteten. Specielt hvis man har mange småopgaver i sin arbejdsdag er Todoist effektivt.

Samtidig har Todoist også et ret smart plugin, som du kan knytte til din e-mail klient, f.eks. Gmail og Outlook, hvormed du automatisk kan konvertere relevante mails til opgaver i Todoist.

Også her kan du arbejde sammen med dit team, og tildele andre medlemmer af projektgruppen opgaver. Ligeledes kan Todoist hentes ned på stort set alle enheder.

Bitrix24

Bitrix24 kan nok bedst beskrives som et socialt intranet. Det kan gøre samarbejde i lidt større teams mere effektivt, særligt hvis man ikke sidder på den samme fysiske lokation. Derved er det også et nyttigt værktøj hvis man arbejder sammen med en anden virksomhed, om et fælles projekt. Det er nemt at overskue hvem der laver hvad i projektet, og flytte personer fra en opgave til en en anden,

Leder man efter et system hvor der både er opgavestyring, salgssystem, CRM samt kommunikation via både tekst og videosamtaler, kan Bitrix24 anbefales.

En ekstra god feature er at der medfølger hele 5gb plads, i en slags Dropbox feature som er en del af gratisversionen. Bitrix24 har apps til de fleste enheder.

Slack

Slack er den førende chat klient i den vestlige verden til samarbejde, udover at være en chat løsning kan du via chat linjen udfører en masse kommandoer til næsten hvilke som helst anden online platform. Dropbox, Sheets, Docs, Trello og meget mere. Du kan kontrollere rigtig mange platforme, samtidig med at du kommunikerer med partnere og kollegaer. Slack er gratis, og kan opbevare de seneste 10.000 chatbeskeder pr. chatrum. Og deres betalte løsninger er ikke noget som får jorden til ryste.

Vi anvender selv Slack hos Digitypes og sammen med vores tætte samarbejdspartnere, og kan varmt anbefale det til både kommunikation samt projekt- og opgavestyring. Via en multi platformløsning kan du altid være på Slack uanset hvor du er.

Husk i øvrigt altid når du bruger cloudservice, at overholde den gældende EU-lovgivning om opbevaring af kundedata o.l.. Mange cloudtjenester bruger servere der ligger uden for EU, og det er derfor brud på lovgivningen hvis du opbevarer f.eks. personoplysninger og kundeoplysninger, medarbejderlister, løn og HR-data fra virksomheder der ikke er med i Privacy Shield aftalen.